行政总务管理实务
壹、总务行政管理
一、观念之建立
二、本质学能及工作方法
三、组织及其功能
贰、一般行政
一、文书管理
二、事务用品采购与管理
三、固定资产管理
参、庶务工作
一、工作环境
二、车辆管理
三、宿舍管理
肆、涉外作业
一、警卫管理
二、服务台之接待管理
三、公关管理
伍、环境安全
陆、总务行政人员如何协助企业降低成本
三、固定资产管理
1.固定资产之定义
税法规定2000元以上，使用年限2年以上者列入资本支出。
一般企业以2000元为基础较多。
2.固定资产之种类
有形资产：土地、建物、设备、机器、车辆、工具、器具、杂项购置。
无形资产：专利权、商标权、著作权、营业权等
参、庶务环境
一、工作环境
1.办公室管理
办公室令人困扰问题，依日本能率协会问卷调查，依序为:
文书档案管理 空调 配线 办公设备 照明 安全
2.厂房环境管理
同办公室管理方式，除注意空调、照明、安全三项，并注意噪音、振动问题
3.工作环境管理重点
内 容 管 理 重 点
a 空 调
1.冷气风扇、冷却水塔之定期清洗 2.温湿度之调节控制
b 配 线
1.办公室电话线、计算机线、电线应予以固定并事先规划
2.现场之电线、水管路线应隐蔽固，不影响动线畅通
c 办公设备
1.办公室、现场之区域明确标示 2.办公室设备、桌、椅、柜、电话、计算机、传真机等定期维护维修
d 照 明
1.自然光线优于人工光线 2.间接照明优于直接照明考虑
e 安 全
1.工作场所如信道是否有障碍物造成危险之可能 2.消防设备之定期申报
3.消防设施及逃生动线是否有被堵塞情形
f 振动.噪音
1.人类承受噪音极限为130分贝，超过80分贝即有身体不适情形 2.不定期查核工作现场噪音振动情形
g 公共设施
1.盥洗设施定期维护检查 2.厕所及会议室可采各单位轮流打扫，并排定人员每日定时检查
二、车辆管理重点
内 容 管 理 重 点
a 管理方式
集中管理：总务部门统筹负责
单位自管：公务车辆分拨于使单位自行管理
b 公务车借用
使用单位填写派车单，如出差、旅游、婚丧等
使用前后路码表之检查
c 驾驶人管理
身体健康，生活行为端正
是否具备合格汽车职业职照
实施铺保、人保及定期对保
生活正常，遵守规定，认真细心
d 保 养
驾驶日志：保养、维修、机油更换详实填写
指定可靠之保养厂、维修厂建立长期合作关系
保养定期实施
e 私车公用
补 助 明订补助办法
依职级固定或实报实销方式，补助油费及过路费
f 违规.违警及事故处理
由车辆驾驶人负责，若为机械故障问题可由公司及驾驶人共同负担
指定发生事故连络人员，并明订发生民事赔偿时处理方式
g 保险及课税
公用车排照税、燃料税及保险由总务部门统一办理
监理站之定期检查则可由使用单位自行办理
三、宿舍管理重点
内 容 管 理 重 点
a 申 请
1.订定员工住家距离申请标准 2.派外长驻人员或轮班等工作需要
b 设 备
1.订定宿舍标准配备规定，提供适当家具、家电、被褥及清洁用品 2.水电、瓦斯之定期检查
c 安全管理
1.门禁实施之必要，公私对象携带出入实施管理 2.访客登记之实施，指定会客地点
3.消防安全设施之具备及定期检修 4.与当地警察机关应建立好连系管道，应变突发状况时之处理
d 外劳宿舍管理
1.定期实施安全检查，尤其电器用品是否过度使用，有无私接电源或其它危险设施
2.定期实施清洁卫生检查
e 交接移转
1.应将提供之设备用品列册清单，由新搬入员工签名确认 2.移出或移转应由总务人员会点移交物品
f 维 修
1.定期巡视设施，若有毁损应追查原因 2.由住宿人员提出维修申请
肆、涉外作业
一、警卫管理重点
内 容 管 理 重 点
a 警卫人员管理
1.职务之明订，权责清楚 2.制式服装，仪容整洁，接待有礼 3.禁止打瞌睡、喝酒、擅离职守或进行与本身职务无关之业务
b 出入管理
1.人、物、车辆之检查，停放引导 2.访客登记及受访人员引导 3.物品出入放行登记及核对
c 定时、定点巡逻
1.防火、防盗、防暴功能 2.固定路线厂房内外巡逻
d 夜勤管理
1.宿舍及工厂门禁执行 2.紧急事故之抢救连系
伍、环境安全
一、员工上班的目的：生活安定。
安全无忧、身心健康的工作是生活安定的要件
安全卫生管理：为防止职业灾害，保障劳工安全与卫生
二、职业意外伤害分类
劳委会分类：职业意外伤害可分为坠落.滚落、跌倒、冲撞、物体飞落、物体飞落、物体倒塌.崩塌、被撞
、被夹.被卷、被切割、擦伤、采踏(踏穿)、溺毙、与高温低温之接触、与有害物之接触、感电、爆炸、
物体破裂、火灾、不当动作、其它不能归类、公路交通事故、铁路交通事故、船舶.飞机交通事故、其它
交通事故等23类。
三、安全、卫生设备规定：
『工厂法』第四十一、四十二条，工厂应具备
a. 安全：工人身体上、工厂建筑上、机器装置、防火防水灾之设备
b. 卫生：空气流通、饮料清洁、盥洗及厕所、光线、防卫毒质之设备。
四、需遵照办理之相关法规
a. 劳动法
b. 劳动法施行细则
c. 公司法
d. 社会保险条例
e. 社会保险条例施行细则
f. 劳动安全卫生法
g. 劳动安全卫生法施行细则
h. 劳动安全卫生组织管理及自动检查办法
i. 消防法
j. 精密作业劳工视机能保护设施标准
k. 工业安全标示设置准则
l. 危险性工作场所审查暨检查办法
m. 锅炉及压力容器安全规则
n. 劳工健康保护规则
o. 童工女工禁止从事危险性或有害性工作认定标准
p. 爆竹烟火制造业安全设施标准
q. 危险性机械或设备代行检查机构管理规则
r. 国务院或劳动部门相关行政解释、命令
五、劳工安全卫生管理重点
内 容 管 理 重 点
a 制度建立
1.依相关法规办理，参(4) 2.订定「安全卫生工作守则」
a.由雇主或管理权限之雇主代理人负责，各部门主管执行 b.主办单位权责
c.各级主管之管理.指挥.监督
3.意外事故处理程序 4.职业灾害统计定期申报
b 设备检查及管理
1.危险机械、设备如起重机、升降机、吊笼、 建筑用提升机、锅炉、压力容器、高压气体设备容器等
2.建筑物安全检查定期申报 3.消防安全检查定期申报
c 环境检查及管理
1.作业环境测定管理 a.中央空调、坑内、显着噪音场所
b.高温、粉尘、铅、有机溶剂、特定化学物质场所
d 健康管理
1.安全卫生教育训练实施 2.健康检查每年定期实施。 ◎医院之指定◎资料列册保管◎保密治疗
3.简易药箱、休养床之设立 4.工厂医疗、护理人员依规定设立
5.饮水净化处理 6.餐厅及厨房管理
7.卫浴设备环境管理 8.污水处理 9.废弃物处理
10.5S之整理、整顿、清扫、清洁、素养之推动实施
陆、总务行政人员如何协助企业降低成本
内 容 管 理 重 点
a 事务用品采购
1.询、比、议价之用心执行 2.库存量及需求量之掌控定期清查
3.每月定期采购，量贩店大卖场、劳消社、一般商店之考虑，祭祀、事务用品等采购可一并进行。
b 公关费用
1.宴客、送礼以经济实惠为前题 2.改正以往公关对象，公司阔气印象 3.只做应做的公关活动
c 电力开关管理
1.宣导随手关灯习惯 2.督导、巡视下班后现场、办公室电源关闭情形 3.规定及执行冷气开关温度
d 电话费管理
1.专线管理或密码设定方式管理 2.依权责限制国际、长途电话、IP电话
3.现场限拨内线 4.电话费清单分析
e 文具用品事务用品
1.每月固定日期领用 2.原子笔空笔心更换、手套旧换新
3.记录单位及个人领用合理性 4.安全存量之建立 5。帐物准确
f 回收纸复印纸
1.使用回收纸复印 2.便条纸使用
g 伙食管理
1.便当、自办、外包成本比较 2。食堂原料、水电等费用控制
